ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в письменной форме и может скрепляться печатью, штампом.

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. . Современный экономический словарь. - 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М. 479 с. . 1999 .

Экономический словарь . 2000 .

Смотреть что такое "ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА" в других словарях:

Энциклопедический словарь экономики и права

визирование документа - подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в письменной форме и может скрепляться печатью, штампом … Словарь экономических терминов

Эта статья слишком короткая. Пожалуйста, дополнит … Википедия

Визирование - операция по совмещению изображения сетки нитей зрительной трубы с визирной целью. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

визирование - Подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержание или обязующее всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления.… … Справочник технического переводчика

Визирование на ориентир - 18. Визирование на ориентир Совмещение оптической оси визирного устройства с направлением на ориентир

Как организовать процедуру визирования документов в компании, решают юристы компании сообразно бизнес-процессам и общей картине.

Опытные коллеги полагают, что какая бы ни была выбрана система визирования, её следует закрепляться приказом, иначе в документообороте компании может наступить хаос.

Юридический отдел и бухгалтерия

Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются юристы на практике, является вопрос, когда именно следует визировать документы по финансовой части: до бухгалтерии или после.

По большому счёту, разнообразие моментов, когда надо визировать те или иные документы, таково, что юридический отдел компании вправе выбрать ту систему визирования, которая в условиях компании будет оптимальной — виза может быть одна, их может быть несколько, на каждом листе или только в конце документа. Но при этом, если подписи должен ставить не только юрист компании , имеет смысл ему это делать первым, поскольку так подтверждается, что документ рассмотрен и с юридических позиций проверен, остальные службы могут заниматься этим документом в дальнейшем, бухгалтерия, в том числе. Представители финансового отдела обычно не соглашаются визировать документ, если в юридическом этого ещё не сделали. Единственный нюанс, который может быть разночтением между бухгалтером и юристом, это неправильно подсчитанные размеры налогов. Если юрист подписал документ, а затем бухгалтер проверил цифры и обнаружил ошибку в расчётах, нужно будет пересчитывать, вносить исправления и снова визировать у юристов.

Криминальный аспект визирования

На практике иногда возникают ситуации, когда юристу предлагается подписать документ, который содержит в себе противозаконные схемы. Какие это может иметь последствия?

Юрист должен отдавать себе отчет в том, что его подпись - это некая индульгенция, пусть и частичная, для руководителя компании: если начнётся следствие по уголовному делу, и руководителя будут допрашивать, он покажет, что юрист подтвердил добросовестность предложенных систем. Всем известна ситуация, когда юрист компании «Юкос» была привлечена к уголовной ответственности как лицо, которое, по версии суда и следствия, оказывало содействие в выстраивании схем уклонения от налогов.

Поэтому следует сразу определиться: если руководитель пытается получить подпись юриста, чтобы сослаться на него и снять ответственность с себя, юрист подписывать сомнительные документы не должен. А если подпись юриста нужна руководителю как подтверждение, что всё законно, то при подписании документа имеет смысл составить юридическое заключение. В этом заключении должны быть рассмотрены все аспекты. При обнаружении противозаконных моментов их следует обязательно указать, не подписывая в этом случае документ - тогда, если всё-таки компания вступит в противоборство с государством, и заключение будет изъято следственными или налоговыми органами, будет понятно, что юрист свою работу сделал, предупредил о последствиях, а руководитель действовал уже на свой риск. Нужно подтверждение, что юрист предупредил руководителя об уголовной, административной, гражданской ответственности, которую повлечёт применение схемы, если в неё не будут внесены соответствующие изменения, делающие схему законной.

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие.
Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.

Согласование и ознакомление — не одно и то же

Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.
Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.
Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.
Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Как выглядит виза

Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.

Начальник отдела снабжения Волкова А.А. Волкова
———— ————————

12.01.2006
————

Замечания прилагаются
Юрисконсульт Ковров Н.И. Ковров
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

Документы, которые остаются в организации, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне (на многостраничных документах это оборот последнего листа). Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Обычно так визируют договоры, протоколы.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи. Представляем вам образцы виз ознакомления.

С актом ознакомлен: Манохин Д.А. Манохин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела сбыта Крапивин Н.И. Крапивин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Заведующий АХО Маслов Л.И. Маслов
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————

В зависимости от вида документа в визу ознакомления могут включаться различные дополнения. Например, в должностной инструкции фразу «с инструкцией ознакомлен» рекомендуется дополнить таким образом: «один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». Это продиктовано тем, что работники в суде нередко утверждают, что им не выдали должностную инструкцию, а работодатель не может доказать обратное.

Кто и какие документы визирует

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
— руководитель подразделения, подготовившего документ;
— исполнитель, подготовивший документ;
— руководители заинтересованных подразделений;
— руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
— руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
— руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

Как визировать приказы по унифицированным формам?

В унифицированных формах приказов по личному составу отсутствует такой реквизит, как виза согласования (виза ознакомления работника в них предусмотрена). Но это не значит, что вы не можете визировать эти приказы. Согласовывать такие документы с должностными лицами организации необходимо, ведь они затрагивают интересы работников. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20*(1) в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Располагайте визы согласования на оборотной стороне приказов, в нижней части документа.
Итак, резюмируем. Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.

«Виза несогласия»

Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются». Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.

Общество с ограниченной ответственностью «Роза»
ООО «Роза»

Инструкция Утверждаю
по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин
12.01.2006 N 2-и ———— ——— —————
———— (должность (подпись) (расшифровка
(дата) руководителя) подписи)
17.01.2006
г. Пенза ————
(дата)

12. Согласование кадровых документов общества

12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование).
12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции.
12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются». При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.
12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.
12.5. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
кто в вашей организации наделен правом визирования документов?
Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г. Хабаровск)
У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции. Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.
А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.
Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)
Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер. На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.

Совет
Составьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу. Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.

Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству ООО «Роза» от 12.01.2006 N 2-и

Перечень документов, подлежащих визированию
должностными лицами ООО «Роза»

Приказы по личному составу

—————————————T————————————————————¬
¦ Документ ¦ Визирующие должностные лица ¦

¦Приказ о приеме на работу (Т-1, Т-1а)¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, в которое¦
¦ ¦принимается работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о предоставлении отпуска (Т-6,¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦Т-6а), приказ об увольнении (Т-8,¦тает (работал) работник, юрист ¦
¦Т-8а) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о переводе (Т-5, Т-5а), пере-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, куда пере-¦
¦перемещении ¦водится работник, главный бухгалтер (если у работника меня-¦
¦ ¦ется оклад), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о поощрении (Т-11, Т-11а), ус-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦тановлекнии надбавки к зарплате, из-¦тает работник, главный бухгалтер (если поощрение материаль-¦
¦менении должностного оклада ¦ное), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о направлении в командировку¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦(Т-9, Т-9а) ¦тает работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о наложении дисциплинарного¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦взыскания ¦тает работник, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о работе в выходной, празднич-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦ный день, в ночное время, сверхурочно¦тает работник, главный бухгалтер (если работа компенсируется¦
¦ ¦повышенной оплатой), юрист ¦
L————————————-+————————————————————-

Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

————————————————————————-
*(1) «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятия, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (рис. 21).
Рис. 21. Образец оформления визирования документа.

Рис. 22. Образец оформления визирования документа с изложением замечаний
Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с актом ознакомлен»(рис. 23) . Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них(рис. 24) . Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.
Рис. 23. Образец оформлениявизы ознакомления.

Рис. 24. Образец оформлениявизы ознакомления несколькими работниками.
Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.
Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела службы персонала и юристом, а при необходимости – должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в таблице 1.
Таблица 1

Директор предприятия рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.
По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
исполнитель, подготовивший документ;
руководитель подразделения, подготовившего документ;
руководители заинтересованных подразделений;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы, если в документе затрагиваются финансовые вопросы;
заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;
руководитель предприятия, если документ подписывает его заместитель;
руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно изменять в соответствии со структурой и потребностями предприятия. Например, на многих предприятиях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя, ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

1.2.3. Правила заверения копии документа

При заверении соответствия копии документа, подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись(рис. 25).
1. «Верно».
2. должность лица, заверившего копию.
3. личную подпись.
4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
5. дату заверения.

Рис. 25. Образец оформления заверительной надписи.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в предприятия

1.2.4. Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица, утверждающего документ;
подписи;
фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
даты утверждения.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа(рис. 26).

Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис. 27).

Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке.
В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера (рис. 28).
Рис. 28. Образец оформления грифа утверждения документа постановлением, решением, приказом или протоколом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования(рис. 29).

Рис. 29. Образец оформления грифа согласования документа.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

1.2.5. Правила написания резолюции на документе

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату (рис. 30). Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Рис. 30. Образец написания резолюции.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

1.2.6. Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.
Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:
1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;
2) наименование адресата. Кому направляется документ;
3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;
4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;
5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;
6) текст;
7) подпись составителя с указанием должности.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

1.2.6.1. Правила оформления докладной записки

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.
Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.
Докладные записки подразделяются:
1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.
Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.
Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):
констатирующей.
В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;
анализирующая.
Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;
резюмирующая.
Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

Рис. 33. Образец оформления докладной записки.
Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.

1.2.6.2. Правила оформления служебной записки

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.
Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.
В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34) . Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

Рис. 34. Образец оформления служебной записки.

1.2.6.3. Правила оформления объяснительной записки

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки.

1.2.6.4. Правила оформления справок

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.
Справки подразделяются:
1) на аналитические.
Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:
изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;
2) отчетные.
Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;
3) информационные.
Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.
Кроме того, справки подразделяютсяна:
1) внешние.
Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;
2) внутренние.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.
Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

Рис. 36. Образец оформления справки.

1.3. Номенклатура дел

Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.
Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.
На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:
один хранится в деле в службе делопроизводства;
второй является рабочим в этой службе;
третий передается в ведомственный архив предприятия.
Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты (рис.):
1) наименование предприятия;
2) наименование вида документа;
3) дату;
4) индекс;
5) место составления;
6) гриф утверждения;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) гриф согласования.

Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.