Образец заполнения формы сзв-к. Бухучет инфо Сзв кто сдает и когда

Форма СЗВ-СТАЖ - представляется из себя отчет о стаже, который нужно сдавать ежегодно в Пенсионный фонд (за 2018 год отчет нужно предоставить до 1 марта 2019 года).

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06 декабря 2018 № 507П «Об утверждении формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 №3П» .

Предлагаем вашему вниманию основную информацию по форме, которую специалисты ПФР дают на семинарах.

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учета. Названия и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Таблица «Виды форм персучета»

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа , в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Изменения в СЗВ-СТАЖ с 2019 года

Изменения по сравнению с отчетность за 2017 год в формах внесенные Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П минимальны.

В форме СЗВ-СТАЖ в разделе 3 в графе 14 к прежнему названию добавилось «сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» и исчезло дублирование информации по страхователю.

В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная, в порядке возрастания, без пропусков и повторений .

Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. В случае если данные о периоде работы застрахованного лица содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу (в этом случае «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз).

Фамилия и (или) Имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по одному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой.

Период работы — даты должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов:

• «ДОГОВОР» — если оплата по договору произведена в отчетном периоде;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплата за работу по договору отсутствует.

Территориальные условия (код), Особые условия труда (код), Исчисление страхового стажа, Условия для досрочного назначения трудовой пенсии - Заполняется в соответствии с .

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода «ВРНЕТРУД», «ДЕКРЕТ», «ДЛОТПУСК», «ВАХТА», или сочетание кодов «27-1» и «27-11» или «27-14», «27-2» в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», "ОБЩЕСТВ", «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ».

Одновременное сочетание по строке кодов «РКС», «МКС» в графе 8 и кодов «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ», «ДОГОВОР» в графе 11 допускается.

Сведения об увольнении застрахованного лица заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма.

Раздел 4 и 5 - заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «назначение пенсии ».

Если страхователь в течение 2017 года представлял форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии » на работников, выходящих на пенсию, то на работающего, как и прекратившего трудовую деятельность пенсионера, потребуется сдать ещё обычную форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » по итогам 2017 года.

Раздел 5 заполняется после принятия федерального законодательства о профессиональных пенсионных системах.

Если указан тип сведений «Назначение пенсии» обязательно заполнение абзаца первого раздела 4. Допускается одновременное заполнение абзаца второго раздела 4 и раздела 5 формы

Форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая».

Как представить форму в ПФР

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге - лично, почтой или с представителем.

Страхователи, которые подают сведения на 25 человек и более , обязаны отчитываться только по ТКС. При этом считаются не только работники, но и лица, заключившее со страхователем гражданско-правовые договоры, выплаты по которым облагаются страховыми взносами.

Правила подачи по ТКС :

1. Документ подписывается усиленной КЭП.
2. Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге :

1. ИП ставят только подпись, организации - подпись и печать (при наличии).
2. К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе.
3. Если форма направляется почтой, то день сдачи - дата, указанная на почтовом штемпеле.

Санкции за непредставление

Если страхователь (организация или ИП) не представит форму СЗВ-СТАЖ в срок, либо в ней будут содержаться недостоверные сведения, на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо .

Если форма должна направляться по ТКС, но этот порядок нарушен (27-ФЗ), штраф составит 1000 рублей .

На должностных лиц накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму . При подаче отчетности в электронном виде — формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Исправление ошибок СЗВ-СТАЖ

При необходимости , внести коррективы в отчетность представляются формы:

Некоторым организациям в этом 2019 году, да и ранее тоже, приходят письма из ПФР с требованием сдать формы СЗВ-К на всех или отдельных сотрудников, включая уволенных. Но эту форму страхователи представляли в период с 01.08.2003 по 01.07.2004 в органы ПФР по месту своей регистрации на всех своих работников, кроме тех, кто уже получал пенсию по старости или инвалидности.

С чем связаны и на чем основаны сегодняшние требования органов ПФР представить такие сведения? Дело в том, что в настоящее время ПФР проводятся дополнительные работы по сбору сведений об общем трудовом стаже застрахованных лиц за весь период их работы до 1 января 2002 г. (форма СЗВ-К ). Цель этих работ - информирование застрахованных лиц с 01.01.2015 о формировании пенсионных прав.

С 2015 года вступил в силу новый пенсионный Закон о страховых пенсиях. В ходе подготовки к его реализации ПФР выявил ряд застрахованных лиц, в лицевых счетах которых отсутствуют указанные сведения, что делает невозможным проведение работы по предварительной оценке их пенсионных прав.

Штрафов за несдачу СЗВ-К для страхователей не предусмотрено. Однако эта форма поможет реализовать работникам их пенсионные права. Потому что в этом отчете приводят сведения о периодах работы конкретных сотрудников. Обязательно ли сдавать такую форму?

Да, лучше представить эту форму в Пенсионный фонд. Хотя обязанности такой нет , и в состав пенсионной отчетности форма СЗВ-К не входит.

Такие запросы Пенсионный фонд РФ проводит в этом году в рамках Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ. Сотрудники фонда собирают и уточняют информацию о стаже граждан, чтобы потом оповестить их об имеющихся у них пенсионных правах.

Примечание : Хотя закон вступает в силу с 01-01-2015 г.

На основании данных СЗВ-К специалисты фонда смогут точнее определить страховой стаж сотрудника и рассчитать пенсию.

Где взять и скачать форму? Есть ли она в 1С? Нет. А вот в СБИС она есть. В программе пройдите:
ПФР -> Новый отчет -> Получение о обмен страховых свидетельств -> СЗВ-К (предпоследняя снизу списка форм) .

Пример заполнения формы СЗВ-К вы можете посмотреть ниже.

к меню

Когда сдавать форму, ответственность

Срок подачи сведений по форме СЗВ-К устанавливает территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в своем письменном запросе. Как правило, это четыре недели с той даты, как вы фактически получили письмо-запрос.

Ответственность

В своих обращениях представители фонда предупреждают об ответственности за непредставление (искажение) сведений по форме СЗВ-К. Такая ответственность действительно предусмотрена статьей 25 Закона о трудовых пенсиях от 17 декабря 2001 № 173-ФЗ. Но это не штраф и не пени. Данная норма предполагает возмещение материального ущерба Пенсионному фонду РФ виновными лицами. А материальный ущерб может возникнуть, если организация не подаст (исказит) сведения о стаже. Ведь сотрудники фонда в таком случае могут начислить завышенную пенсию. Выплата таких пенсий повлечет за собой перерасход средств Пенсионного фонда РФ. Поэтому, обнаружив перерасход, фонд может обратиться в суд и потребовать от организации возмещения этого ущерба. Правда, на практике привлечь организацию к ответственности по данной статье очень сложно. Доказать связь между искажением данных и завышением размера пенсии фонд вряд ли сможет.

к меню

Порядок заполнения

Чтобы правильно заполнить форму СЗВ-К, руководствуйтесь пунктами 31–33 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2п .

Форму СЗВ-К заполняйте на основании трудовой книжки и других документов, которые подтверждают страховой стаж сотрудника. Например, это трудовые договоры, справки с прошлых мест работы, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты, справки, выдаваемые администрацией исправительно-трудового учреждения, военный билет, свидетельство о рождении ребенка и прочие.

Это следует из пунктов 31–33 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 2н, и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 № 1015.

к меню

Тип формы СЗВ-К

В верхней части формы СЗВ-К (справа) вам нужно указать тип корректировки: «исходная», «корректирующая» или «отменяющая». Как определить, что поставить?

Если сведения о стаже подаете на сотрудника впервые, то поставьте «Х» в поле «Исходная ». Такую же отметку надо будет сделать, если сдаете исправленную форму СЗВ-К после того, как проверяющие вам вернули первичную из-за ошибок.

Поле «Корректирующая » отметьте, если вы сами нашли ошибку в ранее сданной и принятой фондом форме СЗВ-К, а теперь хотите уточнить или исправить эти сведения. В этом случае в форме СЗВ-К указывайте не только данные, которые исправляете, но и те, которые остаются без изменений.

Хотите полностью отменить ранее поданные сведения о застрахованном сотруднике? Тогда пометку поставьте в поле «Отменяющая ». Такую форму надо представить вместе с «исходной». При этом в самой форме заполните реквизиты от «Страховой номер» до «Категория плательщика страховых взносов» включительно и при необходимости – реквизиты договора гражданско-правового характера или авторского договора.

к меню

Заполнять указанную форму нужно для представления в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ сведений о стаже за периоды работы (иной деятельности) до 1 января 2002 года. Т.е. когда еще не было общей базы данных отчислений в пенсионный фонд. Данную форму придется заполнить и сдать по письменному запросу фонда. Если таких данных у Вас нет, то напишите официальный ответ, что сведений о заработной плате за период с 01-01-2000 по 31-12-2001 года не имеется.

к меню

Право не составлять и не представлять форму СЗВ-К

Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».

Введение

Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.

Для чего ПФР необходимы сведения?

В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.

Условия

В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.

Методы подготовки отчёта

Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.

Состав отчёта

Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:

• Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
• Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
• Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
• Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.

Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.

Основания

Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.

Порядок заполнения

Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.

Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.

Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».

В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.

Образец составления

Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:

• Иванович - ФИО работника;
• 14 июля 1985 года - дата рождения;
• г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
• 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• записи трудовой книжки содержат следующие данные:
  - с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
  - с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению.
• подписи и печати ответственных лиц:
  - директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
  - ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.

Распространённые проблемы

При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.

Штрафные санкции

Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.

Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.

Форма СЗВ-СТАЖ подается 1 раз в год в отделение Пенсионного фонда и содержит информацию о стаже всего персонала за прошедший год. Для отчета СЗВ-СТАЖ сроки сдачи установлены довольно длительные: с начала января до конца февраля, но не позже 1 марта. То есть форму за 2018 год необходимо подать до 01.03.2019.

При этом работодателю следует досрочно отчитаться в течение 2018 года, если:

1. Сотрудник оформляет пенсию.

Отчет составляется только на данного работника и представляется в ПФР в течение 3 дней с даты его обращения за назначением пенсии.

1. Работодатель ликвидируется или закрывается.

СЗВ-СТАЖ оформляется на всех работников, включая тех, кто работает по гражданскому договору (ГПХ), за период с 1 января по дату ликвидации компании (закрытия ИП).

Сроки представления документа в отделение Пенсионного фонда приведены в таблице:

Сдача нулевого бланка постановлением не предусмотрена.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если на предприятии трудится только руководитель — единственный учредитель, то форму СЗВ-СТАЖ также необходимо составить на него и представить в ПФР.

В отчет включаются сведения о сотрудниках, с которыми в предыдущем году действовали трудовые или гражданско-правовые договоры, вне зависимости от того, начислялась ли им заработная плата:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;
• период работы в отчетном году;
• информация об условиях труда;
• данные об увольнении работника.

Работодатели вправе представлять отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Но бумажный вариант отчета примут, только если у работодателя трудится 24 сотрудника или меньше. Если сведения оформляются на 25 и более человек, то доступен только электронный формат представления отчета, заверенный электронной подписью (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

При направлении отчетности электронным способом обязательно проконтролируйте получение от Пенсионного фонда квитанции о приеме отчетности.

Почему это нужно сделать, мы рассказали в материале «Важное изменение по отчетности в ПФР с 1 октября 2018 года» .

Ответственность за несвоевременную сдачу или ошибки в форме СЗВ-СТАЖ

Ст. 17 закона № 27-ФЗ предусматривает следующие финансовые санкции в отношении работодателя:

• За непредставление отчета СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда в установленные сроки, а также за представление некорректных сведений о сотрудниках работодателю грозит штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
• В случае представления формы в бумажном виде вместо электронного файла страхователя оштрафуют на 1 000 руб.

Но и это еще не все. За невыдачу сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении работодателю грозит ответственность за несоблюдение трудового законодательства, предусмотренная п. 1 ст. 5.27 КоАП. Величина санкций в данном случае составит от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП, допустивших правонарушение, и от 30 000 до 50 000 руб. на работодателя как юрлицо.

Итоги

Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года установлен на 01.03.2019. Данная форма также подается в ПФР при ликвидации компании или выходе работника на пенсию. При несвоевременной сдаче сведений к работодателю будут применены штрафные санкции.

За всеми изменениями, касающимися сдачи пенсионных отчетов, следите в нашей рубрике

В 2019 году работодатели сдают в ПФР новый СЗВ-СТАЖ. Этот документ содержит сведения о пенсионном стаже работника, поэтому отчет нужно сдать обязательно. Разберем, как изменился бланк. А также расскажем, кто и когда сдает новую форму СЗВ-СТАЖ в ПФР по обновленным требованиям.

По-новому заполняйте СЗВ‑СТАЖ - Пенсионный фонд поменял правила. Мы согласовали все рекомендации с ПФР и сделали образцы отчетов,

Что такое СЗВ-СТАЖ

С 1 января 2017 года работодатели сдают в ПФР новый отчет - СЗВ-СТАЖ. Это отчет с информацией о пенсионном стаже сотрудников, который заменяет РСВ-1.

Раньше компании показывали сведения о стаже сотрудников в РСВ-1. Но последний раз этот документ сдавали за 2016 год. Чтобы в ПФР и дальше поступали данные, чиновникиввели новую отчетность для всех работодателей о страховом стаже - СЗВ-СТАЖ. Изменения в закон внесло постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. Однако в 2019 году этот документ уже не действует, вместо него страхователи должны ориентироваться на постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Кто из работодателей и когда сдает отчет СЗВ-СТАЖ

На практике возникает вопрос - кто и когда сдает форму СЗВ-СТАЖ в фонд. Ответ на этот вопрос такой - работодатели обязаны ежегодно сдавать отчет в пенсионный фонд.

Также возникает вопрос - кого включать в СЗВ-СТАЖ. Ответ - в отчет необходимо записать сотрудников и работников, с которыми действует гражданско - правовой договор. Эксперты Системы Главбух предупреждают - включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы.

Если не обязаны начислять взносы в пользу физлица, данные о нем в отчете не приводите. Например, организация арендует у гражданина помещение или автомобиль либо исполнитель самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Когда других договоров с данным человеком нет - в СЗВ-СТАЖ его не отражайте .

У предпринимателей часто возникает вопрос - нужно ли сдавать ИП отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Ответ на этот вопрос следующий - отчет обязаны сдавать как организации, так и индивидуальные предприниматели.

Кроме ежегодных отчетов в законе также предусмотрены отдельные случаи, когда в 2018 году СЗВ-СТАЖ необходимо отправить в фонд досрочно. Случаи, когда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ в фонд, перечислены в таблице.

Кроме вышеперечиснных случаев отчет необходимо выдать сотруднику на руки. Всего предусмотрено два случая - по письменной просьбе сотрудника и при увольнении. В первом случае крайний срок - не позднее в течении 5 рабочих дней. Во втором случае форму необходимо вместе с остальными документами. Когда и как передавать копии отчета сотрудникам >>>

Кто сдает СЗВ-СТАЖ - кадры или бухгалтерия

Ответа на вопрос, кто фактически формирует и сдает СЗВ-СТАЖ, в законодательстве нет. Решение по таким вопросам каждая компания принимает самостоятельно.

Ответ будет завесить от того, как организовали штат в организации, документооборот и распределили должностные обязанности.

Например, в маленькой компании один бухгалтер может одновременно выполнять функции бухгалтера и кадровика. Тогда вопрос отпадает.

В случае, если в компании предусмотрена кадровая служба, то отчет можно поручить ей. Сотрудники кадровой службы первые получают самые важные данные для формы СЗВ-СТАЖ - СНИЛС, актуальные Ф.И.О. и даты приема на работу и увольнения. А вот каким способом отчитаться, зависит от количества работников.

Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде . Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронке - на усмотрение страхователя.

Все организации, которые заключали с гражданами трудовые и гражданско-правовые договоры, будут заполнять новую форму СЗВ-СТАЖ за 2018 год. Из старой формы СЗВ-СТАЖ убрали шапку документа, которая дублировала сведения из первого раздела. Теперь ИНН, КПП и регистрационный номер указывают в отчете один раз. Кроме того, чиновники переименовали графу 14 раздела 3, чтобы указывать в ней периоды, засчитываемые в страховой стаж безработным.

Типы новой формы СЗВ-СТАЖ

Всего существует три вида новой формы СЗВ-СТАЖ, которую работодатели подают в зависимости от ситуации:

• Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период;
• Дополняющая. Подается, если необходима корректировка в форме СЗВ-СТАЖ из-за ошибок в исходном отчете;
• Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которые оформляют пенсию в течение года.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ надо исправлять по особым правилам. Для каждого вида ошибки есть своя уточняющая форма отчета - СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » или «Дополняющая », СЗВ-КОРР с типом «ОТМН », «КОРР » или «ОСОБ ». Какую форму подавать, зависит от ошибки и от того, принял ли фонд отчет полностью, частично или прислал предупреждение. Как исправлять отчетность о страховом стаже сотрудников >>>

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ

В форме СЗВ-СТАЖ пять разделов:

• Раздел 1 «Сведения о страхователе »;
• Раздел 2 «Отчетный период »;
• Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц »;
• Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование »;
• Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения ».

В исходной и дополняющей форме обязательно необходимо заполнить первых три раздела, а в форме для назначения пенсии пять.

Бумажную СЗВ-СТАЖ можно заполнять на компьютере или от руки. В последнем случае используйте чернила или шариковую ручку любого цвета, кроме красного и зеленого. Отчет заполняйте печатными буквами. Подчистки и исправления запрещены.